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Mise en place d'outils collaboratifs

Avec l’évolution du produit et la multiplication des échanges entre les équipes Design, Produit et Développement, on cherchait surtout à mieux collaborer pendant les phases de conception, à regrouper les ressources au même endroit, et à faciliter la circulation de l’information.

Contexte & enjeux Avec la multiplication des échanges, des fichiers de conception et des allers-retours de validation, on ressentait clairement le besoin de structurer un peu plus notre environnement de travail. Les équipes avaient envie d’un espace partagé, simple et efficace, pour mieux ranger les ressources design, garder une trace des décisions prises, et suivre plus facilement l’évolution du produit.

Client

Ubstream (digital product publishing, SaaS)

Type

Fonctionnalité

Objectif

Mettre en place un écosystème d’outils collaboratifs permettant :

• d’améliorer la communication entre les parties prenantes,
• de centraliser la documentation et les ressources design,
• de faciliter les phases d’idéation, conception et validation,
• de rendre les processus de conception plus efficaces et reproductibles.

Mon rôle

J’ai commencé par analyser ce dont les équipes avaient vraiment besoin et repérer les points qui coinçaient dans leur processus de conception. J’ai ensuite mis en place et structuré des outils collaboratifs comme Figma, FigJam et Notion, en organisant les fichiers et les ressources, en créant des templates et des espaces partagés. J’ai aussi formalisé les bonnes pratiques de collaboration et accompagné les équipes pour qu’elles adoptent ces nouveaux usages en douceur.

J’ai animé des ateliers de conception et facilité les échanges entre les équipes Design, Produit et Tech, pour qu’on soit mieux alignés sur les besoins des utilisateurs et les objectifs du produit.

Pourquoi ces outils ?

Faciliter la collaboration en temps réel

Les utilisateurs peuvent co-éditer des documents (texte, feuilles de calcul, présentations) simultanément.
Suivi des modifications en direct avec un historique clair des contributions.

Offrir une alternative aux solutions propriétaires

Permet aux clients d’éviter une dépendance aux outils Microsoft 365 ou Google Docs.

Propose une solution open-source (Collabora) pour les entreprises souhaitant maîtriser leurs coûts et leur souveraineté numérique.

Assurer la sécurité et le contrôle des données

Hébergement sur des serveurs privés pour respecter les exigences RGPD.

Gestion fine des droits d’accès aux documents pour éviter les fuites d’informations.

Garantir la compatibilité avec les formats bureautiques standards

Prise en charge des formats .docx, .xlsx, .pptx, assurant une compatibilité avec d’autres outils.

Conversion et édition sans perte de mise en page.

Enrichir l’offre de services

Ajout de fonctionnalités de bureautique directement dans la plateforme, renforçant son attractivité.

Réduction de la nécessité pour les utilisateurs de jongler entre plusieurs outils.

Différenciation face à la concurrence

Proposition d’un espace de travail centralisé et intégré, avec des outils collaboratifs natifs.

Meilleure rétention des utilisateurs grâce à une expérience complète.

Flexibilité entre solution premium et gratuite

OnlyOffice (version payante) pour les entreprises recherchant des fonctionnalités avancées.

Collabora (version gratuite) pour les clients souhaitant une alternative sans surcoût.

Optimisation de l’expérience utilisateur

Intégration fluide dans l’interface existante d’Ubstream, garantissant une continuité ergonomique.

Ajout de fonctionnalités spécifiques à Ubstream pour répondre aux besoins des utilisateurs (ex. : gestion avancée des rôles et permissions).

Résultats & impact

On a gagné en clarté sur les ressources design, tout en simplifiant les échanges entre les équipes. Chaque décision de conception est désormais bien tracée, ce qui accélère les phases d’idéation et de validation. Résultat : la collaboration autour de l’évolution du produit est devenue bien plus fluide.

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